M.H.C. Goirle

Jongste jeugd Junioren Senioren Trimhockey Zaalhockey

evenementen_c-toernooi

SPELREGELS ACTIVITEITEN / EVENEMENTEN

Binnen MHC Goirle vinden diverse activiteiten en evenementen plaats voor verschillende doelgroepen. Hierbij denken we aan het Familietoernooi, D-kamp, Ouder-Kind toernooi, clinics, feestjes, enz. Uiteraard zijn we blij met zoveel enthousiasme en inzet. Immers, door dit soort activiteiten wordt een extra beleving en binding met MHC Goirle verkregen.

Voor het organiseren van activiteiten of evenement hebben we een aantal spelregels.

Doelgroep

De activiteit of het evenement dient primair voor leden van MHC Goirle bedoeld te zijn. Soms heeft de activiteit een open karakter, waardoor ook niet-leden aanwezig zullen zijn. Indien het een besloten karakter heeft, kan dat het beste concreet vermeld worden. Dat voorkomt verwarring.

Draaiboek

Een draaiboek is essentieel voor een goede planning, voorbereidende werkzaamheden en een soepele uitvoering. Tevens is een draaiboek een goede basis voor de volgende keer dat een dergelijke activiteit georganiseerd wordt.

Financiën

De activiteit of evenement dient feitelijk kostendekkend te zijn. De gemaakte kosten zullen dus gedekt moeten worden met directe inkomsten zoals inschrijfgeld cq deelnamekosten. In sommige gevallen is voor een activiteit of evenement een kostenpost in de begroting van de vereniging opgenomen. Een degelijke calculatie van de inkomsten en uitgaven hoort bij een goede en verantwoorde organisatie. Er zal financiële toestemming moeten worden gevraagd aan het betreffende bestuurslid waar de activiteit onder valt.

In het geval dat een activiteit niet kostendekkend is, zal het bestuurslid waar de activiteit onder valt, eerst toestemming moeten geven om de betreffende kosten te maken.

Indien het behaalde resultaat positief is, zal dat resultaat feitelijk stromen naar de algemene inkomsten van de vereniging. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om de behaalde winst te besteden aan een zelf gekozen doel. Het bestuur staat open voor suggesties om het behaalde resultaat -al dan niet aangevuld met extra geld- aan een bepaald doel uit te geven. Indien het behaalde resultaat negatief is, zal de organisatie inzichtelijk moeten maken hoe en waarom het resultaat negatief is. Een dergelijke terugkoppeling dient (via het betreffende bestuurslid) te worden gegeven aan de penningmeester van de vereniging.

Sponsors

Het kan zijn dat er bepaalde zaken aangeschaft, gehuurd of besteld moeten worden die aan de activiteit zijn gekoppeld. MHC Goirle streeft er naar om in eerste instantie voor dergelijke zaken naar de sponsors te gaan. Als het gaat om reguliere aanschaffingen of bestellingen, dan kan dat uiteraard gewoon. Echter, als er van een sponsor een speciale prijs of zelfs schenking wordt verwacht, dan zal de sponsorcommissie daarover vooraf geïnformeerd dienen te worden. Zij zullen dan beoordelen of het wenselijk is voor de betreffende activiteit (cq gevraagde sponsoring) een beroep te doen op de sponsor of het beter is de reguliere prijs te betalen. Immers, MHC Goirle kan in beperkte mate bij een sponsor aankloppen voor speciale prijzen of schenking en het kan zijn dat er al een verzoek tot sponsoring ligt of zal liggen.

Media

Een activiteit zal in de meeste gevallen bekend gemaakt moeten worden via de media die MHC Goirle ter beschikking staan, zoals Goirles Belang, de website, Facebook, Twitter, Narrowcasting, enz. De Communicatie Commissie zorgt voor plaatsing van de inhoud via deze kanalen. De gewenste informatie kan dan ook direct naar de Communicatie Commissie gestuurd worden.

Verslag

Een verslag is een waardevol document, waarin bevindingen staan genoemd die goed of minder goed zijn gegaan. Aanbevelingen voor een volgende keer dat de activiteit georganiseerd wordt, zullen zeker hun nut hebben. Ook een nacalculatie zal bijdragen tot een helder beeld van de activiteit.

Archief

We streven er naar om belangrijke en waardevolle documenten digitaal op te slaan, zodat ze bewaard worden voor een volgende keer. Overleg desnoods met het betreffende bestuurslid om gebruikte documenten centraal op te slaan.

Checklist

Onderstaande checklist is een aanzet voor belangrijke onderwerpen die in ieder geval aan bod (kunnen) komen. Uiteraard is eenieder vrij om een eigen checklist te gebruiken.

Onderwerp - opmerking